Back-office freight
POD/BOL, facturation, frais accessoires et carrier packets traités sous procédures écrites, avec un tableau de bord hebdomadaire des exceptions.
Le problème
Les preuves de livraison arrivent incomplètes, la facturation attend, les frais accessoires se perdent et les factures dépassent 30 jours.
Pour qui
Freight brokers et petites sociétés de transport américaines qui traitent un volume régulier de chargements et de documents sans back-office administratif dédié.
Une cellule back-office externalisée, augmentée par l’IA : nous opérons le travail au quotidien.
Livrables
- Vérification et classement des POD/BOL
- Préparation des dossiers de facturation
- Détection des documents manquants
- Suivi detention, layover, TONU et lumper
- Relances clients sur factures impayées
- Contrôle des carrier packets : W-9, COI, authority, contrats
- Dashboard hebdomadaire des exceptions
Indicateurs suivis
- % de documents traités automatiquement
- Délai moyen POD vers facture
- % de documents manquants détectés
- Factures de plus de 30 jours
- Frais accessoires récupérés
- Temps administratif économisé
- Marge brute par client
Cadres de référence
FMCSA, DOT, BOL/POD, W-9, COI, exigences contractuelles des brokers et carriers, règles de conservation documentaire. Ces référentiels sont des cadres de travail et ne valent pas certification.
Choisissez votre pack
Sept niveaux d’intervention, du premier diagnostic au déploiement multi-pays. Tarif sur devis selon votre périmètre.
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START
L’entrée et la preuve de valeur
Diagnostic back-office, cadrage et premières vérifications POD/BOL
- Inclus
- Vérification et classement POD/BOL, détection des documents manquants, dashboard des exceptions
- Indicateurs suivis
- % de documents traités, délai POD vers facture
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GROW
Plus de profondeur opérationnelle
Opérations récurrentes, automatisation ciblée et reporting hebdomadaire
- Inclus
- Préparation de la facturation, suivi detention, layover, TONU et lumper, relances factures
- Indicateurs suivis
- Factures de plus de 30 jours, frais accessoires récupérés
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SCALE
L’industrialisation du service
Externalisation structurée du back-office avec SLA et contrôle qualité
- Inclus
- Chaîne complète POD vers facture, contrôle des carrier packets, QA documentaire, SLA
- Indicateurs suivis
- SLA respectés, % traités automatiquement
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INVEST
Une intervention calée sur la valeur et le volume
Tarification au volume de chargements traités
- Inclus
- Modèle au volume, accompagnement de la montée en charge
- Indicateurs suivis
- Volume traité, coût par dossier
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PROTECT
Contrôle et conformité renforcés
Conformité documentaire des carrier packets et préparation aux audits
- Inclus
- Contrôle W-9, COI, authority et contrats, détection d’anomalies, dossier prêt pour l’audit
- Indicateurs suivis
- % de documents valides, exceptions critiques résolues
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TRANSFORM
Digitalisation et automatisation
Digitalisation et automatisation de la chaîne documentaire
- Inclus
- OCR, workflows automatisés, refonte du processus POD vers facture
- Indicateurs suivis
- % d’automatisation, temps économisé
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AFRICA
Adaptation et déploiement multi-pays
Modèle back-office adapté aux marchés africains et multi-pays
- Inclus
- Playbook localisé, support opéré depuis la RDC
- Indicateurs suivis
- Clients par pays
Comment nous intervenons
Toutes nos offres suivent la méthode D³S²MI.
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D
Discover
Comprendre le contexte, les acteurs, les objectifs et les contraintes.
Brief, cartographie initiale, périmètre
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D
Diagnose
Identifier les écarts, les risques, les inefficiences et leurs causes.
Diagnostic, gap analysis, priorités
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D
Design
Concevoir le service, le workflow, les contrôles et les indicateurs.
Blueprint, SOP, architecture de service
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S
Structure
Mettre en place les rôles, les outils, les dossiers et la gouvernance.
Operating model, RACI, outils, templates
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M
Monitor
Mesurer la performance, la conformité et les exceptions.
Dashboard, reporting, alertes
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I
Improve
Corriger, automatiser et standardiser.
CAPA, optimisation, automatisations
Commençons par un diagnostic
Décrivez votre contexte : organisation, pays, projet et échéance. Nous revenons vers vous avec une proposition de périmètre, de livrables et d’indicateurs.
Paris Siège Europe
66 avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris, France
Kinshasa Base opérationnelle
Concession COTEX, 63 avenue Colonel Mondjiba, Gombe, Kinshasa, RDC
Contact
contact@evrysdbs.com
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+1 (571) 265-5279